Programas de Extensão

 

• Para institucionalizar um Programa de Extensão, deve-se haver vinculação de Projetos de Extensão?

Há necessidade de vincular três (03) projetos de extensão.

 

• Os projetos de extensão a serem vinculados ao Programa, devem estar vigentes no mesmo ano de vigência do Programa?

Sim.

 

• Qual é o prazo para o proponente submeter a atividade de extensão dentro da Unidade, de modo que haja tempo hábil para executar a ação?

Deverá respeitar o prazo mínimo de 15 dias úteis antes do início da vigência do projeto no SIGAA.

 

• Se ainda não houver projeto tramitando no SIGAA, posso vincular este no Programa?
Não. Os projetos devem estar aprovados no sistema.

 

• Há possibilidade de cadastrar o Programa sem a vinculação dos projetos e efetuar esta vinculação posteriormente?
Não. Deve-se submeter primeiro os projetos de extensão no SIGAA. Após a aprovação deles, ou seja, estiverem com status "em execução", ou “aprovados com ou sem recurso”, deve-se submeter o programa e vincula os projetos que deseja vincular ao programa.

Se é um programa, ele precisa ter vinculado a ele três projetos no SIGAA. Se ainda não houver projeto cadastrado no SIGAA, deve-se fazer o cadastramento e só após aprovação destes será possível avaliar o programa.

 

• Se o/a coordenador/a desejar que o Programa seja superior a um ano, como deve proceder?
O sistema SIGAA não permite inserir a vigência superior a um ano, permite apenas o cadastro da proposta por um ano e dentro do exercício fiscal, por esse motivo a Resolução da CEX n.01/2020 prevê a renovação simplificada do Programa por até três vezes.

Esclarecemos que o programa (ao ser renovado) poderá ter aprovação simplificada, ou seja, a aprovação acontece apenas pela Diretoria Técnica de Extensão (DTE), pois o trâmite normal de aprovação já terá sido realizado no ano vigente.

Fluxo do trâmite de projetos e programas no SigaA

 

• O que significa quando a proposta está com a situação “AGUARDANDO APROVAÇÃO DOS DEPARTAMENTOS” no SIGAA?
Quando o docente (proponente da ação) finaliza a ação, ela recebe esse status. Nesse momento o/a coordenador/a de Extensão já poderá dar a autorização para que a proposta siga o fluxo. Essa autorização é apenas uma confirmação de ciência de que existe uma ação de extensão e que as pessoas elencadas fazem parte da equipe. Não é possível a visualização completa da ação de extensão.
Este trâmite é para todas as modalidades, exceto para atividades com financiamento externo, pois o coordenador de extensão da unidade somente autoriza a ação tendo em vista que a avaliação é efetuada pela DTE. 

 

• Se houver docentes de diferentes unidades envolvidas no projeto ou programa, a proposta tramita nestas unidades?
Sim. Se houver docentes, vinculados/as a unidades diferentes do/a coordenador/a da ação, a proposta é enviada automaticamente para as unidades dos/as respectivos/as docentes para que o/a coordenador/a de extensão dessas unidades autorizem o envolvimento na ação.

 

• Qual o local na proposta que aparece as autorizações das unidades envolvidas?
Na Lista de Departamentos Envolvidos na Autorização da Proposta.

 

• O que significa quando a proposta está com a situação “SUBMETIDA” no SIGAA?
Após a autorização/validação dos departamentos ou seja, do/ass coordenadores/as de Extensão dos departamentos envolvidos, a ação recebe o status "SUBMETIDA". Nesse momento, a ação é recebida pela DTE para realizar a distribuição a 02 membros do Comitê de Extensão para a emissão de pareceres.

 

• Em que momento o/a coordenador/a da ação consegue visualizar a sua ação?

Após a distribuição, o/a coordenador/a da ação visualiza a ação, pois no sistema SIGAA a proposta estará com a situação "Aguardando avaliação".

 

• O que acontece quando a ação está com a situação “AGUARDANDO AVALIAÇÃO”?

As propostas são enviadas para dois membros do Comitê de Extensão para a avaliação. O/a coordenador/a de extensão da unidade do/a proponente é um dos/as escolhidos/as para avaliar a proposta da sua unidade. 

 

• Qual o prazo que os avaliadores tem para avaliar as ações?

Contamos com a colaboração dos membros do Comitê de Extensão, que possuem até 8 dias para avaliarem as propostas.

 

• O que acontece depois que as ações são avaliadas pelos membros da Câmara de Extensão?

Após a avaliação de dois/duas pareceristas (o status continua o mesmo - aguardando avaliação), a proposta segue para aprovação na Presidência do Comitê.


• Qual o prazo que a Presidência do Comitê tem para avaliar as ações?
Tem até 2 dias úteis para avaliar a ação.

 

• Após aprovação da ação, como coordenador/a da ação, deve colocá-lo "EM EXECUÇÃO"?
Caminho: Portal do Docente → Extensão → Ações de Extensão → Gerenciar Ações → Listar Minhas Ações. Por meio do Portal do Docente, o/a coordenador/a da ação coloca o projeto em execução.

 

• Por que há momentos em que a proposta está com status "PROPOSTA DEVOLVIDA PARA O COORDENADOR REEDITAR"?
No momento da distribuição, a DTE verifica se há necessidade de ajustes na proposta e, se houver, o status da proposta será alterado para "Proposta devolvida para o coordenador reeditar, com o envio de comunicado através do e-mail cadastrado no sistema SIGAA para o/a proponente realizar os ajustes, a fim de adequar a atividade de extensão às normas vigentes.


• Há a necessidade de enviar processo SEI para análise das ações?
Não há necessidade de enviar processo SEI para recepção e análise das ações de extensão uma vez que, com a implantação do módulo de extensão SIGAA, buscou-se simplificar o processo de execução e gerenciamento das ações de extensão.

 

Preenchimento e outras informações sobre ações de extensão

 

• Por que algumas propostas são aprovadas com situação diferente?
Quando o coordenador da ação preenche o item Fonte de Financiamento, o resultado após aprovação será ocasionado conforme esse preenchimento.
Exemplo:
FONTE DE FINANCIAMENTO
APROVADO
FINANCIAMENTO INTERNO
APROVADO SEM RECURSOS
AÇÃO AUTO-FINANCIADA
EM EXECUÇÃO
FINANCIAMENTO EXTERNO
EM EXECUÇÃO

 

• O sistema SIGAA permite cadastro de propostas com vigência superior a um ano?
Não. O sistema permite o período de vigência de até um ano e deve ser desenvolvido dentro do exercício fiscal. As ações podem ser renovadas.

 

•Depois que ação estiver finalizada, o que o coordenador deve fazer?
Deve enviar os relatórios parciais e finais no próprio sistema.

 

• Qual o caminho para atribuir relatório no SIGAA?
Caminho: Gerenciar Minhas Ações→ Relatórios→ Relatórios de Ações de Extensão → Abrirá a tela "Submissão do Relatório de Ações de Extensão" → Clique no ícone correspondente "Cadastrar Relatório Final" → O coordenador deverá cadastrar o relatório final no espaço indicado e preencher os campos solicitados.

 

• Quando o/a coordenador/a pode renovar o Projeto e/ou Programa de Extensão?
Depois que a proposta anterior for concluída (estiver com todos os relatórios submetidos e validados pela coordenação de extensão da unidade e pela DTE), o sistema disponibiliza o botão "Renovar proposta".


• Por que o/a coordenador/a não preenche o “Público real atingido” em proposta aprovada?
Após o envio dos primeiros relatórios da ação o público real atingido será preenchido, isso favorece na assimilação do quantitativo do público externo nas próximas ações a serem cadastradas. 

 

• Há possibilidade de migração de projetos/programas de outras plataformas, como o SIEX, para o SIGAA?
Não há migração de projetos da plataforma SIEX para o SIGAA, portanto, como o SIEX não aceita submissão de proposta desde o mês de maio/2020, mesmo que seja renovação, orientamos que o/a coordenador/a da proposta cadastre a ação no SIGAA.

 

• Como adiciono um/a participante em uma proposta?

- O(A) participante deve se cadastrar no portal público do SIGAA: https://sig.unb.br/sigaa/public/extensao/loginCursosEventosExtensao.jsf 
Ele/Ela receberá e-mail para confirmar o cadastro (basta clicar no link recebido no e-mail)

 

- O(A) coord. da ação acessa o Portal do Docente (SIGAA): Gerenciar Minhas Ações - Gerenciar Participantes
Clicar no ícone "Gerenciar Participantes" (em frente ao status "em execução" do projeto que deseja realizar a inclusão) - Adicionar Novo Participante.
Após inserir os dados, não se esqueça de "Salvar Alterações".

 

• Há possibilidade de um/a docente, membro da equipe, gerenciar os participantes?
No momento do cadastro da ação, no terceiro campo: “Membros da equipe da ação”, há a opção de incluí-lo/a. O/a coordenador da proposta informa o nome do/a docente, a função que este realizará (as opções são padronizadas e estão disponíveis no sistema) e, no campo “Permitir Gerenciar Participantes”, o/a coordenador/a preenche o item “sim” e adiciona o membro.

 

• Qual a diferença entre “Finalizar um Membro de Equipe” e “Excluir um Membro da Equipe”?
Existe uma grande diferença entre "Finalizar um Membro da Equipe" e "Excluir um Membro da Equipe". Quando um membro é excluído, a sua participação no projeto é removida do sistema, portanto, este membro não terá o direito de emitir Certificados e Declarações relacionados ao projeto.
• Ao preencher uma proposta, às vezes o/a coordenador/a se depara com uma mensagem de ERRO WAF, por que isso acontece?
Este erro geralmente é ocasionado devido ao tipo de preenchimento no ato do cadastramento. Quando há tentativa de copiar texto de word ou pdf e colar no SIGAA. Verifique se é isso mesmo e se for, cole o texto sem formatação (clicar o botão direito do mouse). Ocorre também quando é inserido caracteres não suportados pelo sistema como: €£?! Quando o/a coordenador/a inserir/editar a informação dos dados do plano de ensino no sistema, este não aceitará cópias de texto com formatação de outros aplicativos (word, pages). A sugestão é que: Digite diretamente o texto nos espaços (Metodologia, Procedimentos de Avaliação da Aprendizagem...) do SIGAA ou faça uma cópia do documento que deseja copiar dos aplicativos que usa frequentemente no bloco de notas/notas antes de colar nos espaços (Metodologia, Procedimentos de Avaliação da Aprendizagem...) do SIGAA.

 

É possível incluir novos membros de equipe em uma ação já aprovada?
Resposta: Sim. No SIGAA o próprio coordenador possui a função de incluir novos membros de equipe na função.
Caminho: Portal do docente → Extensão → Ações de Extensão → Gerenciar Ações →
Gerenciar Equipes Organizadoras. A inclusão dos membros de equipe pode ser de docentes, discentes, técnicos/as e até
mesmo membros externos. No caso de membro externo, é possível o seu cadastro e
posterior inclusão na equipe. Nesse caso, solicitamos atenção no ato de
cadastramento.

 

Fluxo do Trâmite de projeto e programas no SigaA

 

• O que significa quando a proposta está com a situação “AGUARDANDO APROVAÇÃO DOS DEPARTAMENTOS” no SIGAA?
Quando o docente (proponente da ação) finaliza a ação, ela recebe esse status. Nesse momento o/a coordenador/a de Extensão já poderá dar a autorização para que a proposta siga o fluxo. Essa autorização é apenas uma confirmação de ciência de que existe uma ação de extensão e que as pessoas elencadas fazem parte da equipe. Não é possível a visualização completa da ação de extensão.
Este trâmite é para todas as modalidades, exceto para atividades com financiamento externo, pois o coordenador de extensão da unidade somente autoriza a ação tendo em vista que a avaliação é efetuada pela DTE. 

 

• Se houver docentes de diferentes unidades envolvidas no projeto ou programa, a proposta tramita nestas unidades?
Sim. Se houver docentes, vinculados/as a unidades diferentes do/a coordenador/a da ação, a proposta é enviada automaticamente para as unidades dos/as respectivos/as docentes para que o/a coordenador/a de extensão dessas unidades autorizem o envolvimento na ação.

 

• Qual o local na proposta que aparece as autorizações das unidades envolvidas?
Na Lista de Departamentos Envolvidos na Autorização da Proposta.

 

• O que significa quando a proposta está com a situação “SUBMETIDA” no SIGAA?
Após a autorização/validação dos departamentos ou seja, do/ass coordenadores/as de Extensão dos departamentos envolvidos, a ação recebe o status "SUBMETIDA". Nesse momento, a ação é recebida pela DTE para realizar a distribuição a 02 membros do Comitê de Extensão para a emissão de pareceres.

 

• Em que momento o/a coordenador/a da ação consegue visualizar a sua ação?

Após a distribuição, o/a coordenador/a da ação visualiza a ação, pois no sistema SIGAA a proposta estará com a situação "Aguardando avaliação".

 

• O que acontece quando a ação está com a situação “AGUARDANDO AVALIAÇÃO”?

As propostas são enviadas para dois membros do Comitê de Extensão para a avaliação. O/a coordenador/a de extensão da unidade do/a proponente é um dos/as escolhidos/as para avaliar a proposta da sua unidade. 

 

• Qual o prazo que os avaliadores tem para avaliar as ações?

Contamos com a colaboração dos membros do Comitê de Extensão, que possuem até 8 dias para avaliarem as propostas.

 

• O que acontece depois que as ações são avaliadas pelos membros da Câmara de Extensão?
Após a avaliação de dois/duas pareceristas (o status continua o mesmo - aguardando avaliação), a proposta segue para aprovação na Presidência do Comitê.


• Qual o prazo que a Presidência do Comitê tem para avaliar as ações?
Tem até 2 dias úteis para avaliar a ação.

 

• Após aprovação da ação, como coordenador/a da ação, deve colocá-lo "EM EXECUÇÃO"?
Caminho: Portal do Docente → Extensão → Ações de Extensão → Gerenciar Ações → Listar Minhas Ações. Por meio do Portal do Docente, o/a coordenador/a da ação coloca o projeto em execução.

 

• Por que há momentos em que a proposta está com status "PROPOSTA DEVOLVIDA PARA O COORDENADOR REEDITAR"?
No momento da distribuição, a DTE verifica se há necessidade de ajustes na proposta e, se houver, o status da proposta será alterado para "Proposta devolvida para o coordenador reeditar, com o envio de comunicado através do e-mail cadastrado no sistema SIGAA para o/a proponente realizar os ajustes, a fim de adequar a atividade de extensão às normas vigentes.


• Há a necessidade de enviar processo SEI para análise das ações?
Não há necessidade de enviar processo SEI para recepção e análise das ações de extensão uma vez que, com a implantação do módulo de extensão SIGAA, buscou-se simplificar o processo de execução e gerenciamento das ações de extensão.

 

DECLARAÇÃO E CERTIFICADO

 

• É possível que um membro de equipe finalizado na ação, emitir certificado?
Apenas o período de participação do membro é encerrado, mas não é removido do sistema. Desta forma, ainda é possível ao membro emitir o Certificado.

 

• Em que momento pode-se emitir declaração e certificado para projetos e/ou Programa de extensão?
Projetos com status EM EXECUÇÃO somente podem emitir declarações.
A emissão do certificado só será possível para projetos Concluídos. Caso o projeto esteja concluído, mas ainda não seja possível emitir o certificado, verifique se existe alguma pendência quanto à finalização do projeto.

 

ALTERAÇÃO DE COORDENADOR(A) DA AÇÃO

 

• Como é feita a alteração de coordenador(a) em uma ação?
Informamos que a DTE pode efetuar essa alteração de coordenação quando os projetos ou programas estiverem com a situação "em execução" no SIGAA. Solicitamos que o/a coordenador/a informe por meio de processo SEI para DEX/DTE o nome completo e CPF do novo(a) coordenador(a).

 

• Como é realizada a alteração de coordenador/a de uma ação quando a proposta estiver concluída no sistema?
Se a ação tiver sido concluída, não há a necessidade de efetuar alteração de coordenação uma vez que o/a docente indicado para assumir a ação poderá reescrever o projeto/programa com o mesmo título, com o próprio login.


• Como fica registrada a data do início do novo coordenador?
De acordo com o sistema SIGAA, a data da troca do/a coordenador/a será a data de início do/a novo/a coordenador/a. Neste caso, o/a coordenador/a atual será finalizado com a data final sendo a data de início do/a novo/a coordenador/a. 

 

FINANCIAMENTO EXTERNO

 

• O que é "Funpec” no ato do cadastramento?
Onde está escrito "Funpec", devemos entender "Finatec", pois o SIGAA ainda precisa de algumas adaptações para órgãos/setores diferentes do que acontece na UFRN.

 

• Projeto externo tem relação com financiamento externo?
Conforme Resolução da CEX n.01/2020, Art. 16,§ 2°: “Entende-se por projeto externo aquele submetido a editais, chamadas públicas ou solicitações de órgãos governamentais ou não governamentais, organizações internacionais, bem como empresas privadas com ou sem fins lucrativos, nacionais e internacionais, assim como financiamentos de órgãos externos à Unidade Acadêmica e/ou que envolvam a celebração de acordos, convênios, contratos, termos de cooperação, termos de execução descentralizada e instrumentos correlatos. “


• O trâmite em relação às análises dos Projetos e/ou Programas com movimentação financeira é diferente?
Sim. De acordo com a Resolução vigente, a avaliação do projeto externo com movimentação financeira será realizada, no âmbito do Comitê de Extensão, por servidores técnico-administrativos do Decanato de Extensão, indicados por meio de ato específico de responsabilidade do(a) Decano(a) de Extensão (Vide Art. 37, Parágrafo único).


• Para a ação com financiamento externo, o que deve ser incluído no cadastramento da ação?
Cabe ao/à coordenador/a do projeto externo com movimentação financeira, detalhar o orçamento na proposta e anexar todos os documentos referentes ao financiamento externo.

 

• Após aprovação da ação, o que deve ser feito?
Ressaltamos que a DTE realiza a análise quanto ao mérito extensionista. A análise quanto ao financiamento externo será efetuada pela CAPRO.
Nesse sentido, após aprovação da atividade de extensão no sistema SIGAA, o/a coordenador/a da ação deve enviá-la com os documentos correlatos (termos, contratos etc.) no formato pdf, via SEI, para a CONSUNI/CAPRO (Câmara de Projetos, Convênios, Contratos e Instrumentos Correlatos) para que a unidade prossiga com as devidas orientações quanto ao financiamento externo.

 

FREQUÊNCIA EM PROJETOS E/OU PROGRAMAS

 

• Como é feita a atribuição de frequência para projetos e programas?
No SIGAA, no que tange à projetos e programas de extensão; o sistema "compreende" que todos os/as discentes cadastrados no projeto estão atuando, não havendo necessidade de lançar frequência mensalmente. 
O/a coordenador/a poderá efetuar alguma alteração quando o discente não participar, ou seja, poderá excluir a frequência deste.


É preciso aguardar a data final de vencimento de um projeto para que seja enviado o Relatório de Ações de Extensão?
Não é necessário aguardar a data final da proposta, caso a ação de extensão já tenha sido encerrada.

 

Como acessar a opção de Renovar Ação de extensão no SIGAA?
É necessário que a ação de extensão esteja com o status “Concluída” no SIGAA. Este acontece após o envio do Relatório Final das Ações de Extensão, via SIGAA, e a sua validação pelo(a) Coordenador(a) de Extensão da Unidade e pela DTE.

 

Como é a renovação simplificada dos programas e projetos de extensão?
A renovação simplificada é permitida até 03 vezes para os programas e 01 única vez para os projetos. Ela acontece na DTE.

 

Qual a carga horária máxima para um/a docente participar de uma atividade de extensão?
Resposta: Para uma atividade de extensão o/a docente terá o máximo de 48 h mensais, caso ele esteja participando de uma outra proposta, a carga terá que ser diminuída não ultrapassando o estabelecido.

 

Como fico sabendo que minha proposta de extensão no SIGAA foi aprovada?
Resposta: Quando a proposta entra “Em execução” significa que foi aprovada, o sistema automaticamente envia um e-mail ao proponente da proposta.

 

CURSOS E EVENTOS

 

Como abro oferta em uma proposta no SIGAA?
Caso queira a certificação, o proponente deverá realizar o seguinte procedimento para oferta:
Gerenciar inscrições (Responsável pela etapa: Coordenador/a da Ação).  Portal do Docente → Extensão → Ações de Extensão → Inscrições.
Por meio do Portal do Docente (quando o/a coordenador for docente), o/a coordenador/a da ação determina o período de inscrições online. Devem ser informados se o preenchimento das vagas se dará com confirmação (caso o/a proponente tenha regras para que as pessoas participem da ação) ou por preenchimento automático (permite a inscrição desde que haja vaga disponível).
O link para que os participantes façam a  inscrição: https://sig.unb.br/sigaa/public/extensao/loginCursosEventosExtensao.jsf 

 

Realizei meu curso /evento de extensão. Qual o procedimento para finalização/certificação?
No ato da avaliação dos participantes, o certificado já ficará disponível no perfil do/a
participante. Para finalização da ação e emissão dos certificados dos membros de equipe, deverá ser feito o relatório final no próprio SIGAA.
Caminho: Portal do docente → Extensão → Relatórios → Relatórios de Ações de Extensão.

O relatório final só deverá ser enviado após a avaliação dos/as participantes e o prazo máximo
para o envio é de 30 dias, a partir da data de encerramento da ação de extensão.

 

Na fase de avaliação da ação, alguns/algumas participantes não fizeram a inscrição. Nesse caso é possível a inclusão de participantes nos cursos e eventos de extensão?
Sim. Essa inclusão é feita pela coordenação do curso/evento. Caminho: Portal do docente → Extensão → Ações de Extensão → Gerenciar Ações →
Gerenciar Participantes.

Caso o/a participante não tenha cadastro no módulo de extensão no SIGAA, é possível a
criação de cadastro e posteriormente a sua inclusão no curso/evento. Para o cadastro no módulo de extensão de estudantes, professores/as e técnicos/as da UnB é necessário nome completo do/a participante, CPF e e-mail. Já para cadastro de membro externo, que não tenha cadastro no módulo de extensão na condição de participante, é necessário nome completo, CPF, e-mail e data de nascimento.

 

A ação possui diversas atividades. Como incluí-las na proposta?
Utilizando a opção de criação de mini cursos ou mini eventos.

 

Como é o procedimento para inscrição e posteriormente a avaliação dos/as participantes quando se usa mini atividades?
No ato de inscrição, o/a participante deverá fazer a inscrição na ação geral, para ter acesso à área de inscrição das atividades (mini-cursos, mini-eventos). Também é necessária a inscrição nas mini atividades desejadas. OBS: Na fase de avaliação, apenas as mini atividades deverão ser avaliadas.

 

 

 

 

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